บทที่ 6 ระบบสารสนเทศสำหรับการปฎิบัติงานทางธุรกิจ

ระบบสารสนเทศทางธุรกิจ (Information System in Business)

               มีหลายทางที่จะนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้กับงานที่ต้องกระทำในธุรกิจ เพื่อแก้ปัญหาและสร้างโอกาสในธุรกิจ และในฐานะที่เป็นผู้ใช้คุณต้องมีความเข้าใจพื้นฐานระบบสารสนเทศ สามารถสนองความต้องการการใช้งานด้านธุรกิจได้ ดังนั้นในบทนี้ เราจะศึกษาในเรื่องระบบสารสนเทศทางธุรกิจที่ส่งเสริมความต้องการใช้งานในด้านบัญชี การเงิน การตลาด การจัดการด้านปฏิบัติการ และการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์

ระบบสารสนเทศแบบหลายหน้าที่ (Cross-functional information System)

               ในฐานะที่เป็นผู้ใช้ คุณจำเป็นจะต้องมีความเข้าใจว่าระบบสารสนเทศมีความสำคัญกับการทำธุรกิจ เช่น การตลาดหรือธุรกิจที่เฉพาะเจาะจง อาทิเช่น ธนาคาร ดังนั้น หากใครบางคนต้องมีตำแหน่งด้านการตลาดในด้านธนาคารควรมีความเข้าใจพื้นฐานเรื่องระบบสารสนเทศที่ใช้ในธนาคาร และจะส่งเสริมงานด้านการตลาดในธนาคารและหน่วยงานอื่น ๆ ได้อย่างไร 

ระบบสารสนเทศทางการตลาด (Marketing information System)

            หน้าที่ทางธุรกิจของการตลาดนั้นเกี่ยวข้องกับการวางแผน การส่งเสริมการขายและการขายสินค้ารวมทั้งพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่และตลาดใหม่ ๆ เพื่อให้บริการที่ดีกว่าแก่ลูกค้าที่มีศักยภาพ (ในการซื้อ) ในอนาคต ดังนั้น การตลาดจึงทำหน้าที่สำคัญในการจัดการธุรกิจการค้า องคืกรธุรกิจจะต้องใช้เทคโนโยลีสารสนเทศมากขึ้น เพื่อช่วยในการทำงานด้านการตลาดที่สำคัญในอันที่จะต้องเผอิญหน้ากับสิ่งแวดล้อมทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว

การตลาดเชิงโต้ตอบ (Interactive Marketing)

                    ความก้าวหน้าของเทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตได้ส่งผลกระทบสำคัญต่องานด้านการตลาด คำว่า การตลาดเชิงโต้ตอบ เป็นวลีใหม่ที่ใช้อธิบายการตลาดที่อยู่บนพื้นฐานของการใช้อินเทอรืเน็ต อินทราเน็ต และเอ็กซ์ทราเน็ต เพื่อสร้างวิธีให้เกิดการโต้ตอบ 2 ทางระหว่างบริษัทและลูกค้า เป้าหมายเชิงการตลาดเชิงโต้ตอบ คือ การที่ทำให้บริษัทได้รับผลประโยชน์จากการใช้เครือข่ายในการทำให้ลูกค้าเกิดความสนใจและรักษาลูกค้าเหล่านั้นไว้ อันจะทำให้กลายเป็นส่วนหนึ่งของธุรกิจในการสร้างสรรค์ การจัดซื้อ และการพัฒนาผลิตภัณฑ์และบริการของบริษัท

                          

แรงขายอัตโนมัติ (Sale Force Automation)

                การเพิ่มจำนวนขึ้นของคอมพิวเตอร์ละเครือข่ายที่ทำให้เกิดปัจจัยพื้นฐานสำหรับแรงขับเคลื่อนการขายอัตโนมัติในหลายๆบริษัท ใช้คอมพิวเตอร์แบบโน๊ตบุ๊ค เว็บบราวเซอร์ และซอฟแวร์ด้านการจัดการติดต่อการขายเป็นเครื่องมือที่จะเชื่อมต่อกับเว็บไซต์การตลาดบนอินเทอร์เน็ต เอ็กซ์ทราเน็ตและอินทราเน็ตบริษัท  วิธีนี้ไม่เพียงแต่เพิ่มผลผลิตของพนักงานขายแต่ละคนเท่านั้น ยังเข้าถึงสารสนเทศการขายที่ได้รับจากภายนอกไปสู่ผู้จัดการด้านการขายที่สำนักงานใหญ่ทำได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้น

การจัดการการขายและผลิตภัณฑ์ 

             ผู้จัดการด้านการขายจะต้องีการวาแผน ตรวจตรา และสงเสริมงานด้านการขายของพนักงานขายในหน่วยงานของตน ดังนั้น องค์กรส่วนใหญ่จึงใช้ระบบคอมพิวเตอร์เพื่อทำรายงานการวิเคราะห์การขายซึ่งทำหน้าที่วิเคราะห์การขายตามผลิตภัณฑ์ สายการผลิต ลูกค้า ประเภทของลูกค้า พนักงานขาย และเขตการขาย ช่วยให้ผู้จัดการฝ่ายการตลาดมองเห็นผลการปฏิบัติงานด้านการขายของผลิตภัณฑ์และพนักงานขาย

การโฆษณาและส่งเสริมการขาย

           ผู้จัดการด้านการตลาดพยายามที่จะขายผลิตภัณฑ์ให้มากที่สุดโดยใช้ค่าใช้จ่ายให้น้อยที่สุดในการโฆษณาและส่งเสริมการขาย ระบบสารสนเทศด้านการตลาดใช้สารสนเทศด้านการวิจัยการตลาดและแบบจำลงด้านการส่งเสริมการขายเพื่อช่วย 1) เลือกสื่อและวิธีการในการส่งเสริมการขาย 2) จัดสรรแหล่งงบประมาณ  3) ควบคุมและประเมินผลของการโฆษณาและส่งเสริมการขาย

เป้าหมายทางการตลาด

• ประชาคม บริษัทสามารถจำแนกข้อความโฆษณาบนเว็บ และวิธีการส่งเสริมการขายเพื่อที่จะเข้าถึงคนในกลุ่มที่เฉพาะเจาะจงที่อาจเรียกว่าเป็น กลุ่มของคนที่สนใจของผู้ที่สนใจด้านการกีฬาด้านศิลปะและหัตถกรรมหรือกลุ่มด้านภูมิศาสตร์
• เนื้อหา การโฆษณาแบบป้ายโฆษณาทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือแถบป้ายที่สามารถวางไว้บนหน้าเว็บไซต์ต่างๆ ได้ นอกเหนือไปจากบนหน้าแรกของบริษัท ข้อความเหล่านี้สามารถดึงดูดผู้ชมที่เ็นกลุ่มเป้าหมาย เช่น โฆษณาของภาพยนตร์บนหน้าเว็บแรกของเครื่องมือสืบค้นบนอินเทอร์เน็ต เป็นต้น
• บริบท โฆษณาที่ปรากฎบนเว็บไซต์ มักครอบคลุมผลิตภัณฑ์และการบริการ ดังนั้น โฆษณาจึงมุ่งไปที่กลุ่มคนซึ่งกำลังมองหาสารสนเทศในเรื่องนั้นอยู่แล้ว ( เช่น สารสนเทศการท่องเที่ยว ) ซึ่งเกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์ที่บริบทมีอยู่พอดี ( เช่น บริการรถให้เช่า )
• ประชากรศาสตร์ / จิตวิทยา การตลาดได้พยายามที่จะมุ่งไปยังประเภทของคนที่เฉพาะเจาะจง เช่น คนที่ยังไม่ได้แต่งงาน คนที่อายุ 30 ปีขึ้นไป คนที่มีรายได้ระดับกลางผู้ชายที่จบการศึกษาระดับประริญญาตรี เป็นต้น
• พฤติกรรมออนไลน์ การโฆษณาและการส่งเสริมการขายได้พยายามที่จะเจาะสารสนเทศการเข้าใช้เว็บไซท์ของผู้ใช้แต่ละคน กลยุทธ์นี้ขึ้นอยู่กับเว็บคุกกี้ซึ่งเก็บสารสนเทศของผู้เข้าใช้จากการเข้าเยี่ยมชมครั้งก่อน แฟ้มข้อมูลของคุกกี้จะตามรอยพฤติกรรมของผู้เยี่ยมชมออนไลน์บนเ็บไซต์ ดังนั้น ความพยายามทางการตลาด จึงสามารถพัฒนาได้อย่างต่อเนื่องและสามารถพ่งเป้าหมายไปยังการเข้าชมเว็บไซท์ของแต่ละบุคคลได้

การวิจัยทางการตลาดและการคาดการณ์

             ระบบสารสนเทศด้านการวิจัยทางการตลาดทำให้เกิดการตลาดที่ชาญฉลาดช่วยให้ผู้จัดการคาดการณ์ทางการตลาดได้ดีขึ้นและมีกลยุทธ์ที่ดีประสิทธิภาพมากขึ้น ระบบสารสนเทศทางการตลาดช่วยให้นักวิจัยการตลาดรวบรวม วิเคราะห์ และดูแลสารสนเทศจำนวนมหาศาลของการตลาดที่มีการผันแปรอยู่ตลอดเวลา รวมไปถึงสารสนเทศเกี่ยวกับลูกค้า ลูกค้าในอนาคต ผู้บริโภคและผู้แข่งขัน

ระบบสารสนเทศการผลิต

          ระบบสารสนเทศทางการผลิตช่วยสนับสนุนงานในด้านการผลิตและการดำเนินงาน รวมไปถึงงานที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการวางแผนและการคบวคุมขั้นตอนของการผลิตสินค้าและบริการ ดังนั้นหน้าที่ในการผลิตและการดำเนินงานจึงเกี่ยวข้องกับการจัดการของระบบและกระบวนการผลิต ระบบสารสนเทศใช้เพื่อการจัดการด้านการดำเนินงานและติดต่อการดำเนินงานเพื่อสนับสนุนหน่วยงาน ซึ่งจะต้องมีการวางแผนและควบคุมสินค้าคงคลัง การจัดซื้อ และการไหลเวียนของสินค้าและบริการ

คอมพิวเตอร์ช่วยผลิตแบบบรูณาการ

             ระบบสารสนเทศด้านการผลิตที่มีความหลากหลาย ได้ใช้คอมพิวเตอร์ในการผลิตแบบบรูณาการเพื่อสนับสนุน

• ความง่ายในการรื้อปรับระบบทำให้กระบวนการผลิต การออกแบบผลิตภัณฑ์และโครงสร้างของโรงงานเป็นพื้นฐานที่สำคัญของระบบอัตโนมัตและบรูณาการให้มีใช้งานได้ง่ายขึ้น
• อัตโนมัตทำให้เป็นอัตโนมัติด้วยการสนับสนุนคอมพิวเตอร์ เครื่องจัก และหุ่นยนต์ ช่วยในงานด้านกระบวนการผลิต การออกแบบผลิตภัณฑ์และงานด้านธุรกิจ

          

เครือข่ายความร่วมมือในการผลิต

              กระบวนการผลิตเหมือนกับคอมพิวเตอร์เพื่อช่วยงานวิศวกรรมและการออกแบบ การควบคุมการผลิต ตารางการผลิต และการบริหารด้านการจัดหาที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการความร่วมมือ การเพิ่มในเรื่องการใช้อินเตอรืเน็ต อินทราเน็ต เอ็กซ์ทราเน็ต และเครือข่ายอื่นๆเพื่อเชื่อมโยงกับสถานีงานของวิศวกร และผู้เชี่ยวชาญอื่นๆ กับเพื่อนร่วมงานในสาขาอื่นๆ เครือข่ายความร่วมมือในการผลิตนี้อาจเชื่อมโยงในบริษัท รวมทั้งตัวแทนจากบริษัทผู้จัดหาสินค้าหรือลูกค้าไม่ว่าจะอยู่ในที่แห่งใดก็ตาม

การควบคุมการดำเนินงาน

              การควบคุมการดำเนินงานเป็นการใช้คอมพิวเตอร์ เพื่อควบคุมการทำงานที่ได้เห็นทางกายภาพกระบวนการควบคุมการทำงานในเชิงกายภาพในการกลั่นน้ำมัน การผลิตซีเมนต์ การถลุงเหล็กกล้า การผลิตสารเคมี การผลิตสารอาหารจากโรงงาน การผลิตกระดาษ การผลิตกระแสไฟฟ้าและอื่นๆ ดดยใช้อุปกรณ์ในการตรวจจับเพื่อวัดคุณลักษณะทางกายภาพ เช่น อุณหภูมิ หรือการเปลี่ยนแปลงของแรงดัน ข้อมูลที่ได้จากเครื่องมือวัดจากทางกายภาพนี้จะถูกแปลงไปเป็นรูปแบบดิจิตอล ด้วยเครื่องแปลงสัญญาณอนาลอก - ดิจิตอล และถ่ายทอดสัญญาณนี้ไปสู่คอมพิวเตอร์เพื่อการประมวลผล

การควบคุมเครื่องจักรกล

             การควบคุมเครื่องจักรกลเป็นการใช้คอมพิวเตอร์เพื่อการควบคุมการทำงานของเครื่องจักรกล ที่รู้จักกันดีในนาม Numerical control โดยแปลงข้อมูลทางเรขาคณิตจาการวาดภาพทางวิศวกรรมและขั้นตอนการทำงานจากการวางแผนทางการดำเนินงานไปสู่รหัสตัวเลขของชุดคำสั่งซึ่งควบคุมการทำงานของเครื่องจักรนี้ อาจรวมไปถึงการใช้ไมโครคอมพิวเตอร์ เพื่อวัตถุประสงค์ที่เฉพาะเจาะจงที่เรียกว่า การควบคุมตรรกะคำสั่งในการทำงานช่วยวิศวกรปรับระดับการทำงานอย่างละเอียดของเครื่องมือเครื่องจักรกล

ระบบบัญชีออนไลน์
          1.กระบวนการสั่งซื้อ กระบวนการสั่งซื้อหรือกระบวนกรซื้อขาย เป็นระบบกาะบวนการทางรายการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญ ซึ่งการได้รับและการดำเนินการสั่งซื้อที่ได้รับจากลูกค้า เพื่อสร้างข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการวิเคราะห์การขายและการควบคุมสินค้าคงคลังในหลายๆหน่วบงานมีการติดตามสถานภาพของการสั่งซื้อของลูกค้าจนกระทั่งสินค้าได้รับการจัดส่ง ระบบประมวลผลด้านการขายด้วยคอมพิวเตอร์ที่ช่วยบันทึกและตรวจสอบลูกค้า หรือการสั่งซื้อ รวมทั้งรายการเปลี่ยนแปลงด้านการขายให้เป็นไปอย่างรวดเร็ว ถุกต้องและมีประสิทธิภาพ
            2.การควบคุมสินค้าคงคลัง ระบบควบคุมสินค้าคงคลังสะท้อนให้เห็นถึงความเปลี่ยนแปลงของสินค้าที่อยู่ในคลังสินค้า เมื่อข้อมูลการสั่งซื้อของลูกค้าที่ได้รับจากระบบประมวลผล จะบันทึกการเปลี่ยนแปลงของปริมาณสินค้าและเตรียมเอกสารที่ต้องใช้ในการจัดส่ง ระบบอาจจะมีการเตือนถึงสินค้าที่ควรจะมีการสั่งซื้อเพิ่มและรายงานสถานภาพของสินค้าคงคลัง อันช่วยลดค่าใช้จ่ายในการลงทุนและค่าใช้จ่ายในการดำเนินการและช่วยให้บริการมีประสิทธิภาพสูง
            3.บัญชีลูกหนี้หรือรายได้ที่คาดว่าจะได้รับ ระบบรายได้ที่คาดว่าจะได้รับเป็นการเก็บรายการยอดขายสินค้าด้วยข้อมูลที่สร้างจากรายการสั่งซื้อและการจ่ายเงินของลูกค้า อีกทั้งยังจัดทำใบเสนอราคาให้ลูกค้า รายการสินค้ารายเดือน รายงานการจัดการด้านเครดิต จัดทำรายงานให้ผู้จัดการเพื่อช่วยในการควบคุมยอดเครดิตที่เพิ่มขึ้นและตามเก็บหนี้ เพื่อเพิ่มผลประโยชน์ให้มากที่สุดและการให้เกิดหนี้เสียน้อยที่สุด
              4.บัญชีเจ้าหนี้หรือยอดรายจ่ายที่ต้องชำระ ระบบรายจ่ายที่ต้องชำระเพื่อติดตามข้อมูลการจัดซื้อและการจ่ายเงินให้บริษัทผู้จัดหาสินค้า การเตรียมเช็คสำหรับการจ่ายและจัดทำรายงานการบริหารเงินสด ช่วยให้เกิดเครดิตที่ดีและเกิดความปลอดภัยในการลดราคาสำหรับการจ่ายเงินสด รวมทั้งการจัดการสารสนเทศที่จำเป็นสำหรับการวิเคราะห์สำหรับการจ่ายเงิน ค่าใช้จ่าย การจัดซื้อ และบัญชีค่าใช้จ่ายของพนักงานและความต้องการเงินสด
               5.การจ่ายเงินเดือน ระบบเงินเดือนได้รับข้มูลจากบัตรเวลาทำงานพนักงาน และระบบอื่นๆและระบบจะจัดทำรายการจ่ายเงินด้วยเช็ค หรือเอกสารอื่นๆ เช่น รายรับ รายงานการจ่ายเงินเดือน และรายงานการวิเคราะห์แรงงาน รายงานสำหรับการบริหารและหน่วยงานรัฐบาล ช่วยให้ธุรกิจสามารถจ่ายเงินได้ทันเวลาและถูกต้อง ระบบนี้ยังช่วยให้การจัดการด้านรายงานการผลิตและการวิเคราะห์ค่าแรงของลุกจ้าง
                  6.บัญชีแยกประเภททั่วไป บัยชีแยกประเภททั่วไปได้รวบรวมข้อมูลที่ได้รับจากรายได้ที่คาดว่าจะได้รับ รายจ่ายที่ต้องชำระเงินเดือนและระบบสารสนเทสด้านบัญชี ในรอบบัญชีพวกเขาต้องทำการปิดบัญชีและจัดทำยอดบัญชีรับ - จ่าย รายได้และจัดทำงบดุลขององค์กร ช่วยให้ธุรกิจสามารถประสบความสำเร็จในภารกิจเรื่องบัญชีที่ถูกต้องและทันต่อเวลา วึ่งดีกว่าการใช้วิธีการทำด้วยมือแบบเดิม

• กระบวนการสั่งซื้อ ได้รับและประมวลผลการสั่งซื้อของลูกค้า และสร้างข้อมูลสำหรับระบบควบคุมสินค้าคงคลังและรายได้ที่คาดว่าจะได้รับ
• การควบคุมสินค้าคงคลัง ประมวลผลข้อมูลที่สะท้อนความเปลี่ยนแปลงของสอนค้าในคลังและจัดให้มีสารสนเทศเพื่อการขนส่งและจัดซื้อใหม่
• บัญชีลูกหนี้ บันทึกจำนวนลูกค้าที่ลูกค้าซื้อและจัดทำใบเสนอราคาให้ลูกค้า ทำรายการลูกค้าออกมาเป็นรายเดือน และตรวจสอบเครดิต
• บัญชีเจ้าหนี้ บันทึกแบบฟอร์มการสั่งซื้อ จำนวนที่ซื้อ และการจ่ายเงินให้กับบริษัทผู้จัดหาสินค้า และจัดทำรายงานการจัดการเงินสด
• การจ่ายเงินเดือน บันทึกเงินเดือนและค่าตอบแทนของค่าตอบแทนของพนักงาน และจัดทำการจ่ายเงินเป็นเช็ค และเอกสารเรื่องเงินเดือนและรายงานอื่นๆ
• บัญชีแยกประเภททั่วไป ทำข้อมูลให้มีประสิทธิภาพจากระบบบัญชีอื่นๆ และผลิตรายการทางการเงินอย่างสม่ำเสมอรวมทั้งรายการทางธุรกิจ

แหล่งที่มา : http://may171040.blogspot.com/2018/10/6.html